社員が増えてきて、ファイルの置き場所がバラバラになってきた。
古いファイルサーバーが壊れそうで心配。社外からも資料を見られるようにしたい。
この記事では、中小企業の社内ファイル共有の3つの選択肢の違いと、構築を外注するときの費用・確認点をまとめます。
社内のファイル共有、3つの選択肢
◆ 社内に置く：NAS（ネットワーク上の共有ファイル置き場）
社内に専用の機器（NAS）を置き、そこにファイルを保存します。データは自社の中に残り、クラウドの会社には預けません。Synology などの機器が代表的です。設定をすれば、社外からも接続できます。
◆ Microsoft 365 の中に置く：SharePoint
Microsoft 365 をお使いなら、追加の機器なしで使える共有フォルダです。Teams や Outlook と組み合わせやすく、社外の取引先との共有もしやすいのが特長です。
◆ ほかのクラウドに置く：Google ドライブ・Dropbox・Box など
ファイル共有専用のクラウドサービスです。すでに社内で使っているサービスがあれば候補になります。Microsoft 365 を使っている会社では、SharePoint とどちらかに寄せることが多いです。
比べるとこうなる
| 社内 NAS | SharePoint | ほかのクラウド | |
| データの置き場所 | 自社の中 | Microsoft のクラウド | 各社のクラウド |
| 最初にかかる費用 | 機器代＋構築費 | 構築費（機器は不要） | 設定費（機器は不要） |
| 毎月の費用 | 電気代・保守（ライセンス料は基本なし） | Microsoft 365の契約に含まれる | サービスの月額料金 |
| 社外からの利用 | 設定が必要（ルーター・NAS・パソコン） | 初めから使える | 初めから使える |
| 大容量のファイル | 得意（容量を足しやすい） | 容量の上限に注意 | プランによる |
| 壊れたとき・故障 | 自社で備える（バックアップが必須） | Microsoft が運用 | 各社が運用 |
どれを選ぶか：判断の目安
- 取引先との契約や社内規程で、データをクラウドに預けられない → 社内 NAS
- 図面・動画など大きなファイルを大量に扱う → 社内 NAS が有利なことが多い
- Microsoft 365 を使っていて、機器を置かずに始めたい → SharePoint
- 社外の取引先とのファイルのやり取りが多い → SharePoint（社外共有の設定がしやすい）
- すでに別のクラウドに社内のファイルが集まっている → そのクラウドを整理して使い続けるのも選択肢
NAS と SharePoint の「どちらか一方」と決める必要はありません。社外とやり取りする資料は SharePoint、社内だけの大きなデータは NAS、と分けて使う会社もあります。
構築を外注するときの費用
アップ・フィールド・ブラザーズの料金（税別）は次のとおりです。
| 社内ファイルサーバー（NAS）構築 | 150,000円〜（サーバー機器代は別途） 設置・設定、フォルダ構成、アクセス権、バックアップ、社外からのアクセス設定まで |
|---|---|
| クラウド共有フォルダ（SharePoint）構築 | 20,000円＋月額保守 2,000円 |
作業の範囲・規模・ご要望により変わります。くわしくは料金プランと社内ファイルサーバー構築のページをご覧ください。
外注するときに確認すること
- フォルダの構成と、誰が何を見られるか（アクセス権）を設計してくれるか：ここが決まっていないと、数年後にまた散らかります
- バックアップの方法：NAS の場合、機器が壊れたときにデータを戻せるかが一番大事です。どこに・どのくらいの頻度で取るかを確認します
- 社外からの接続の安全対策：2段階認証などの設定まで含まれているか
- 入社・退職のときの権限の付け外し：誰がどう対応するかを決めておきます
- 困ったときの連絡先：構築して終わりではなく、つながらない・容量が足りないなどのときに相談できるか
具体的な設定の手順は、次の記事でも紹介しています。
- 社外から Synology NAS に接続する方法（Synology Drive Client・VPN不要）
- SharePointで社外の人とファイルを共有する方法
- 社内ファイルサーバー構築（サービス紹介）
よくある質問
NASとSharePoint、結局どちらがおすすめですか？
データをクラウドに預けられない事情があるか、大きなファイルを大量に扱うなら NAS、Microsoft 365 を使っていて機器を置かずに始めたいなら SharePoint が向いています。両方を用途で使い分ける会社もあります。
今あるファイルサーバーからの移行もお願いできますか？
はい。新しい置き場所のフォルダ構成とアクセス権を設計したうえで、既存のファイルを移します。移行の前後で社員の方が迷わないよう、使い方のご案内もいたします。
NASは社外から使えないのではないですか？
いいえ。設定をすれば社外からも接続できます。当社の社内ファイルサーバー構築は、社外からのアクセス設定まで含めて 150,000円（税別）からです。
費用はどれくらいかかりますか？
当社の場合、社内ファイルサーバー（NAS）の構築は 150,000円（税別）から（サーバー機器代は別途）、SharePoint によるクラウド共有フォルダの構築は 20,000円（税別）＋月額保守 2,000円です。